I. Odpowiednio do charakteru partnerów do wniosku załączone zostać muszą w formie elektronicznej następujące dokumenty:

1. Oświadczenia wszystkich partnerów projektu: Udostępniony formularz musi zostać wypełniony i załadowany w systemie Jems jako skan podpisanego dokumentu. Link do formularza

2. Pełnomocnictwa w przypadku partnerów, w których imieniu oświadczenia podpisują pełnomocnicy (w sprawie okoliczności istotnych dla uzyskania subwencji w rozumieniu art. 264 niemieckiego kodeksu karnego i oświadczenie dotyczące ochrony danych) podpisują w ich imieniu pełnomocnicy. Udostępniony formularz musi zostać wypełniony i załadowany w systemie Jems jako skan podpisanego dokumentu. Link do formularza

3. Wyciąg z rejestru sądowego lub rejestru stowarzyszeń, względnie równorzędne zaświadczenie w przypadku wszystkich partnerów poza jednostkami samorządu terytorialnego: Wnioskodawcy, którzy nie mogą przedłożyć wyciągu z rejestru sądowego lub rejestru stowarzyszeń, przedkładają aktualny statut, akt założycielski albo inny właściwy dla danego partnera projektu dokument zawierający informacje dotyczące celu i zakresu działalności oraz zasad reprezentowania danego podmiotu. Dokument musi zostać sporządzony tylko w języku partnera i załadowany w systemie Jems.

4. Udokumentowanie prawa własności w przypadku partnerów planujących koszty infrastrukturalne: Dokument potwierdzający prawo dysponowania nieruchomością w celu realizacji projektu, tzn. kopia umowy kupna-sprzedaży (dla polskich partnerów w formie aktu notarialnego) wraz z aktualnym odpisem z księgi wieczystej (sporządzonym nie wcześniej niż 3 miesiące przed datą podpisania wniosku projektowego przez Partnera Wiodącego) lub kopia umowy dzierżawy lub użyczenia nieruchomości (zawartej na okres co najmniej 5 lat od daty zakończenia realizacji projektu) lub inne dokumenty, z których wynika prawo do dysponowania nieruchomością. Dokumenty muszą zostać sporządzone tylko w języku partnera i załadowane w systemie Jems.

5. Oświadczenie w sprawie otrzymanej lub wnioskowanej pomocy „de-minimis” w przypadku partnerów wnioskujących o dofinansowanie w tej formie: Formularz przekazuje na żądanie Wspólny Sekretariat. Musi on zostać wypełniony i załadowany w systemie Jems jako skan podpisanego dokumentu.

6. Oświadczenie o zabezpieczeniu wkładu własnego w przypadku wszystkich partnerów z budżetem: Przy niemonetarnym wkładzie własnym (wkład rzeczowy w postaci nieodpłatnej pracy wolontariuszy): opis rodzaju nieodpłatnej pracy wolontariuszy i jej zakresu (czas pracy konieczny do wykonania świadczenia), jak również uzasadnienie wykorzystania pracy wolontariuszy; wyjaśnienie, w jaki sposób nieodpłatna praca wolontariuszy jest zasadniczo częścią struktury danej agencji realizującej projekt i wiarygodnie wpisuje się w działania. Udostępniony formularz musi zostać wypełniony i załadowany w systemie Jems jako skan podpisanego dokumentu. Link do formularza

7. Oświadczenie o gospodarczym uprawnieniu wnioskodawcy w przypadku partnerów, którzy są osobami prawnymi prawa prywatnego: Formularz jest chwilowo niedostępny, zostanie uzupełniony i udostępniony na stronie internetowej Programu.

8. Oświadczenie o przestrzeganiu zasad przeciwdziałania dyskryminacji w przypadku polskich partnerów: Udostępniony formularz musi on zostać wypełniony i załadowany w systemie Jems jako skan podpisanego dokumentu. Link do formularza

9. Analiza zapotrzebowania na działania inwestycyjne w przypadku partnerów planujących inwestycje w celu szczegółowym 2.4: Formy dokumentu nie określa się. Powinien on zostać sporządzony w języku partnera i załadowany w systemie Jems.

10. Badania rynkowe przedkładane na żądanie Wspólnego Sekretariatu: Uzasadnienie zapisanych we wniosku o dofinansowanie kosztów zakupów lub usług zewnętrznych, które mają być rozliczane na podstawie rzeczywistych wydatków, należy przedłożyć dokumenty lub dowody wskazujące, że koszty te zostały oszacowane zgodnie z zasadą gospodarności i efektywności oraz według cen rynkowych (np. udokumentowane porównania cenowe, oferty, dowody badania rynku itp.). Dowody takie są szczególnie ważne w przypadku stosowania metody projektu budżetu, która jest stosowana w przypadku projektów o ograniczonej wielkości finansowej. Dokumenty należy przedłożyć w języku partnera.

11. Informacje dotyczące stanu procesu uzyskiwania pozwoleń w przypadku przedsięwzięć budowlanych u partnerów planujących koszty budowlane i infrastruktury, którzy nie mogą przedłożyć ważnego pozwolenia na budowę, wydanego przez właściwy organ nadzoru budowlanego: Posiadane przez wnioskodawcę pozwolenia i decyzje oraz złożone wnioski należy na wezwanie przedłożyć do wglądu Wspólnego Sekretariatu / Banku Inwestycyjnego Kraju Związkowego Brandenburgia. Dokumenty należy przedłożyć w języku partnera.

12. Ocena odporności na skutki zmian klimatu w przypadku partnerów planujących inwestycje w infrastrukturę o przewidywanej trwałości wynoszącej co najmniej pięć lat: Zgodnie z artykułem. 22 4j rozporządzenia (UE) 1059/2021 projekty obejmujące inwestycje w infrastrukturę o przewidywanej trwałości wynoszącej co najmniej pięć lat muszą zostać ocenione pod względem oczekiwanych skutków zmian klimatu. Dowód przeprowadzenia oceny wpływu zmian klimatu na infrastrukturę (zgodnie z art. 22 ust. 4 j) należy przedstawić w języku partnera w przewidzianym formularzu (dostępnym na stronie internetowej Programu). Deklaracja ta winna zostać podpisana przez specjalistyczny organ (np. nadzór budowlany) lub specjalistycznego projektanta (np. architekta). Dokumentem tym potwierdza się, że ocena skutków zmian klimatu (tj. w szczególności ocena odporności działania na skutki zmian klimatu) została przeprowadzona dla danego działania infrastrukturalnego. Musi on zostać załadowany w systemie Jems jak skan podpisanego dokumentu. Link do formularza

13. Oświadczenie własne DNSH (Do-No-Significant-Harm) w przypadku partnerów planujących koszty budowlane i infrastruktury, których przedsięwzięcia nie mieszczą się w jednym z rodzajów działań sprawdzonych już w ramach kontroli Programu Współpracy: Oświadczenie własne o przeprowadzonej specjalnej kontroli DNSH (zgodności z DNSH) składa się w języku partnera na przewidzianym do tego formularzu. Musi ono zostać załadowany w systemie Jems jak skan podpisanego dokumentu. Link do formularza i informacji.

II. NIEMIECCY PARTNERZY projektu planujący koszty budowlane i infrastrukturalne muszą złożyć dodatkowo następujące projekty, plany oraz pozwolenia:

1. Niezbędne dokumenty planowania budowy dla działań w zakresie inżynierii lądowej i budowlanej:

Ocena zapotrzebowania przez organ finansujący (program funkcjonalny, program budowlany)
Plan ogólny w skali 1:5000
Plan terenu z kolorowym zaznaczeniem granic planistycznych projektu budowlanego oraz, jeśli dotyczy, etapów budowy, w skali 1:1000
Plan powykonawczy
Plany projektowe, elewacje, przekroje, plany szczegółowe
Profil wysokościowy
Stan zaawansowania prac w zakresie prawa planistycznego i budowlanego
Pozwolenia, decyzje, zawiadomienia, zgody, protokoły
Raport wyjaśniający dotyczący

- przyczyny i celu planowanego działania budowlanego

- lokalizacji, terenu budowy, gruntu budowlanego

- dowodu własności

- rodzaju budowy i wykonania z objaśnieniami dotyczącymi instalacji konstrukcyjnych, technicznych i innych, urządzeń w obiektach zewnętrznych, z informacją o trwałości planowania i m.in. z uzasadnieniem efektywności ekonomicznej w przypadku kilku możliwych rozwiązań, klasyfikacja wg DIN 276 w wersji wprowadzonej lub wg podziału kosztów grupy głównej na podstawie AKVS (instrukcja określania i szacowania kosztów przy budowie dróg)

Harmonogram i terminarz budowy
Kalkulacja kosztów wg DIN 276 "Koszty w budownictwie" w wersji wprowadzonej lub dla budownictwa drogowego wg AKVS:

- koszty całkowite rozdzielone według urzędów budowlanych i działów budownictwa

- kalkulacja na podstawie ilości i cen jednostkowych - dodatkowo w formie cyfrowej/edytowalny plik

Dowód podstawy projektowej (klasy konstrukcyjne, konstrukcja nośna)
Weryfikacje i obliczenia techniczne i hydrauliczne
Dowód powierzchni zgodnie z oznaczeniami jakości, ilości i masy
Umowy inżynierskie oraz dowody na przyznanie usług projektowych w drodze konkursu
Badanie efektywności ekonomicznej i porównanie wariantów zgodnie z BbgRZBau/RZBau

2. Niezbędne dokumenty projektowe dla działań budowlanych związanych ze wznoszeniem budynków:

Określenie zapotrzebowania przez organ finansujący (plan zatrudnienia, program budynków i pomieszczeń)
Plan ogólny w skali 1:5000
Plan terenu z kolorowym oznaczeniem projektu budowlanego i, w stosownych przypadkach, etapów budowy, w skali 1:1000
Plany projektu, czerwony/żółty dla budynków już istniejących, w skali 1:100
Rzuty kondygnacji, elewacje, przekroje, schematy techniczne
Stan zaawansowania prac w zakresie prawa planistycznego i budowlanego
Pozwolenia, decyzje, zawiadomienia, zgody, protokoły
Raport wyjaśniający dotyczący

- przyczyny i celu planowanego działania budowlanego

- lokalizacji, terenu budowy, gruntu budowlanego

- dowodu własności

- rodzaju budowy i wykonania z objaśnieniami dotyczącymi instalacji konstrukcyjnych, technicznych i innych, urządzeniach w obiektach zewnętrznych, z informacją o trwałości planowania i m.in. z uzasadnieniem ekonomicznej opłacalności w przypadku kilku możliwych rozwiązań, klasyfikacja wg DIN 276 w wersji wprowadzonej lub wg podziału kosztów grupy głównej na podstawie AKVS (instrukcja określania i szacowania kosztów przy budowie dróg).

Harmonogram i terminarz budowy
Kalkulacja kosztów według DIN 276 "Koszty w budownictwie" we wprowadzonej wersji:

- podzielona w przypadku kilku obiektów budowlanych/etapów budowy

- kalkulacja na podstawie ilości i cen jednostkowych

Arkusz danych planistycznych i kosztowych, dostępny w formie cyfrowej w Zakładzie ds. Nieruchomości i Budownictwa (BLB)
Obliczanie powierzchni użytkowych (z podziałem na rodzaje powierzchni) i zawartości pomieszczeń w budynkach zgodnie z normą DIN 277 "Powierzchnie użytkowe i zawartość pomieszczeń w budownictwie" we wprowadzonej wersji.
Porównanie dopuszczonych i planowanych powierzchni użytkowych, porównanie stanu zamierzonego z rzeczywistym
Umowy z architektami i inżynierami oraz dowody na przyznanie usług projektowych w ramach konkursu
Badanie efektywności ekonomicznej i porównanie wariantów zgodnie z BbgRZBau/RZBau

III. POLSCY PARTNERZY projektu planujący koszty budowlane i infrastrukturalne muszą złożyć dodatkowo następujące projekty, plany oraz pozwolenia:

1. Harmonogram realizacji zadania z zestawieniem kosztów inwestycji

Wyodrębnione pozycje z krótkim opisem zakresu wraz z kosztami i określeniem terminów związane z:

przygotowaniem zadania (dokumentacja, przetarg)
robót budowlanych (w tym procedura przetargowa)
nadzorów inwestorskich budowlanych (w tym procedura przetargowa)
innymi zadaniami

2. Dokumenty umożliwiające realizację inwestycji budowlanej

prawomocne pozwolenie na budowę lub
zezwolenie na realizację inwestycji drogowej lub
zgłoszenie rozpoczęcia robót budowlanych wraz z oświadczeniem organu nadzoru budowlanego o braku wniesienia sprzeciwu wobec prowadzonych robót budowlanych.

Jeśli dotyczy i jeśli partnerzy projektu posiadają te dokumenty na dzień składania wniosku.

Dokumenty te są niezbędne do podpisania umowy o dofinansowanie.

3. Warunkowe dokumenty umożliwiające realizację inwestycji budowlanej

Jeżeli do wniosku o dofinansowanie nie dołączono dokumentów wymienionych pod 2 należy przedłożyć:

a) oświadczenie o przedłożeniu dokumentów umożliwiających realizację zadania przed zawarciem umowy o dofinansowanie,

b) wypełniony załącznik zawierający terminy i informacje o:

zawartych umowach z wykonawcami zakresów wymienionych pod 1
uzyskanych dokumentach niezbędnych do uzyskania decyzji wymienionych pod 2.
opracowanych dokumentacjach projektowych, które niezbędne są do uzyskania dokumentów umożliwiających realizację zadania
wnioskach złożonych już do właściwych organów w celu uzyskania niezbędnych opinii, uzgodnień i decyzji do uzyskania decyzji wymienionych pod 2.

Posiadane przez wnioskodawcę pozwolenia i decyzje oraz złożone wnioski należy na wezwanie przedłożyć do wglądu Wpólnemu Sekretariatowi / Bankowi Inwestycyjnemu Kraju Związkowego Brandenburgia.

4. Dokumentacja techniczna

Projekt zagospodarowania terenu (jeśli dotyczy)
Projekt architektoniczno-budowlany (jeśli dotyczy)
Projekty wykonawcze (jeśli dotyczy)
Projekt Stałej Organizacji Ruchu – zatwierdzony przez organ zarządzający ruchem (w przypadku dróg)
Kosztorysy inwestorskie odzwierciedlające wnioskowany zakres zadania, opracowane na podstawie ww. dokumentacji i zgodne z kosztami zawartymi w harmonogramie wymienionym pod 1.

IV. Przed podpisaniem umowy o dofinansowanie dołączone zostać muszą następujące dokumenty:

1. Pełnomocnictwo / legitymacja partnera wiodącego do zawarcia umowy: Identyfikacja osoby upoważnionej do złożenia podpisu za pomocą dokumentów osobowych.

2. Dokumenty dotyczące zabezpieczenia wkładu własnego (np. aktualne wyciągi z zatwierdzonych planów budżetowych) w przypadku partnerów z budżetem: Po zatwierdzeniu projektu przez Komitet Monitorujący należy złożyć dokumenty wskazane w deklaracji wymienionej pod I / 6. Składa się je w języku partnera.

3. Prawomocne pozwolenie nadzoru budowlanego w przypadku partnerów z kosztami budowlanymi i infrastrukturalnymi: Niezbędne do podpisania umowy o dofinansowanie, w języku partnera.

4. Sprawozdanie na temat wyników oceny w przypadku partnerów z kosztami budowlanymi i infrastrukturalnymi, których przedsięwzięcia wymagają tego zgodnie z załącznikiem 1 do [niemieckiej] ustawy o warunkach przeprowadzania oceny oddziaływania na środowisko (UVPG): Dokument poświadczający wykonanie oceny oddziaływania na środowisko (sprawozdanie z wyników oceny oddziaływania na środowisko zgodnie z § 16 ustawy UVPG) należy przedłożyć w możliwie jak najwcześniejszym terminie, jednakże nie później niż w momencie podpisania umowy o dofinansowanie / złożenia pierwszego raportu z realizacji projektu. Dokument składa się w języku partnera.

V. Wraz ze swoim pierwszym raportem z realizacji projektu partner wiodący musi złożyć następujące dokumenty:

1. Oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT za wszystkich partnerw projektw o wartości powyżej 5 milionów euro: Beneficjent zobowiązany jest do dołączenia oświadczenia o kwalifikowalności podatku VAT do pierwszego i ostatniego wniosku o płatność / raportu partnera. Formularz zostanie niebawem udostępniony. Musi on zostać wypełniony w obu językach i załadowany w systemie Jems jako skan podpisanego dokumentu.

2. Umowa partnerska: Formularz zostanie niebawem udostępniony. Musi on zostać wypełniony w obu językach i załadowany w systemie Jems jako skan podpisanego dokumentu.