Geschäftsordnung des Begleitausschusses für das Kooperationsprogramm INTERREG VI A Brandenburg – Polen 2021-2027
Präambel
Auf der Grundlage:
- der Verordnung (EU) 2021/1060 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Juni 2021 mit gemeinsamen Bestimmungen für den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung, den Europäischen Sozialfonds Plus, den Kohäsionsfonds, den Fonds für einen gerechten Übergang und den Europäischen Meeres-, Fischerei- und Aquakulturfonds sowie mit Haushaltsvorschriften für diese Fonds und für den Asyl-, Migrations- und Integrationsfonds, den Fonds für die innere Sicherheit und das Instrument für finanzielle Hilfe im Bereich Grenzverwaltung und Visumpolitik (im Weiteren VO (EU) 2021/1060),
- der Delegierten Verordnung EU Nr. 240/2014 der Kommission vom 7. Januar 2014 zum Europäischen Verhaltenskodex für Partnerschaften im Rahmen der Europäischen Struktur- und Investitionsfonds,
- der Verordnung (EU) 2021/1059 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Juni 2021 über besondere Bestimmungen für das aus dem Europäischen Fonds für regionale Entwicklung sowie aus Finanzierungsinstrumenten für das auswärtige Handeln unterstützte Ziel „Europäische territoriale Zusammenarbeit“ (Interreg), insbesondere Artikel 22, 28, 29, 30, 37 (im Weiteren VO (EU) 2021/1059),
- der Entscheidung der Kommission Nr. C(2022)8882 vom 29.11.2022 zur Genehmigung des Kooperationsprogramms INTERREG VI A Brandenburg – Polen 2021-2027 (im Weiteren: Programm),
wird zur effektiven, ordnungsgemäßen und partnerschaftlichen Durchführung des Programms ein gemeinsamer Begleitausschuss eingesetzt. Der Begleitausschuss gibt sich die nachfolgende Geschäftsordnung:
§ 1 Aufgaben
1. Der Begleitausschuss wählt die Projekte für die Förderung im Einklang mit der Strategie und den Zielen des Programms aus (gemäß Art.22 Abs. 1 und 4 der VO (EU) Nr.2021/1059).
2. Dem Begleitausschuss werden zudem wesentliche Projektänderungen gemäß dem Handbuch des Programms zur Entscheidung vorgelegt.
3. Der Begleitausschuss legt gemäß Art. 37 Abs. 2 der VO (EU) 2021/1059 für das Kooperationsprogramm als Ganzes zusätzliche Regeln für die Förderfähigkeit von Ausgaben fest. Dies erfolgt unbeschadet der Regeln für die Förderfähigkeit gemäß den Artikeln 63 bis 68 der VO (EU) Nr. 2021/1060, den Artikeln 5 und 7 der VO (EU) Nr. 2021/1058 oder Kapitel V der VO (EU) Nr. 2021/1059.
4. Gemäß Art. 30 der VO (EU) 2021/1059 untersucht der Begleitausschuss:
a) die Fortschritte bei der Programmdurchführung und beim Erreichen der Etappenziele und Zielsetzungen des Programms,
b) Aspekte, die die Leistung des Programms beeinflussen, und alle diesbezüglichen Abhilfemaßnahmen,
c) in Bezug auf Finanzinstrumente die in Artikel 58 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2021/1060 aufgeführten Elemente der Ex-ante-Bewertung und das Strategiedokument aus Artikel 59 Absatz 1 der genannten Verordnung,
d) die Fortschritte bei der Durchführung von Evaluierungen, Zusammenfassungen von Evaluierungen und etwaige aufgrund der Feststellungen getroffene Folgemaßnahmen,
e) die Durchführung von Kommunikations- und Sichtbarkeitsmaßnahmen,
f) die Fortschritte bei der Durchführung von Interreg-Vorhaben von strategischer Bedeutung,
g) die Fortschritte beim Aufbau administrativer Kapazitäten für öffentliche Einrichtungen und Begünstigte, falls zutreffend.
5. I.S.v. Art. 30 Abs. 2 der VO (EU) 2021/1059 genehmigt der Begleitausschuss:
a) die Methodik und die Kriterien für die Auswahl von Vorhaben, einschließlich etwaiger diesbezüglicher Änderungen, nach der Übermittlung an die Kommission — falls beantragt — gemäß Artikel 22 Absatz 2 der VO (EU) 2021/1059, unbeschadet des Artikels 33 Absatz 3 Buchstaben b, c und d der Verordnung (EU) 2021/1060,
b) den Evaluierungsplan und jedwede Änderung dieses Plans,
c) Vorschläge der Verwaltungsbehörde zur Änderung des Programms, einschließlich Übertragungen im Einklang mit Artikel 19 Absatz 5 VO (EU) 2021/1059,
d) den abschließenden Leistungsbericht nach Artikel 33 VO (EU) 2021/1059.
6. Über die Aufgaben gemäß den Absätzen 1-5 hinaus genehmigt der Begleitausschuss die Kommunikationsstrategie des Programms. Zudem dient er als gemeinsame Plattform zum Informationsaustausch über alle Fragen der Durchführung, Bewertung, Kontrolle und Anpassung des Programms sowie der Abstimmung von Informations- und Publizitätsmaßnahmen.
§ 2 Zusammensetzung, Vorsitz
1. Dem Begleitausschuss gehören stimmberechtigte Mitglieder sowie Mitglieder mit Beobachterstatus an.
2. Stimmberechtigte Mitglieder des Begleitausschusses sind:
a) ein/e Vertreter/in des Ministeriums der Finanzen und für Europa des Landes Brandenburg als Verwaltungsbehörde des Programms,
b) ein/e Vertreter/in des Ministeriums der Finanzen und für Europa des Landes Brandenburg aus dem Referat Außenbeziehungen (u.a. für die Beziehungen Brandenburgs zu Polen zuständig),
c) ein/e Vertreter/in des Ministeriums für Europäische Fonds und Regionalpolitik der Republik Polen als Nationale Behörde,
d) ein/e Vertreter/in des Marschallamtes der Wojewodschaft Lubuskie,
e) ein/e Vertreter/in des deutschen Teils der Euroregion Pro Europa Viadrina,
f) ein/e Vertreter/in des polnischen Teils der Euroregion Pro Europa Viadrina,
g) ein/e Vertreter/in des deutschen Teils der Euroregion Spree-Neiße-Bober,
h) ein/e Vertreter/in des polnischen Teils der Euroregion Spree-Neiße-Bober,
i) in Rotation ein/e gemeinsame/r Vertreter/in der Handwerkskammer Frankfurt (Oder) Region Ostbrandenburg, der Industrie- und Handelskammer in Frankfurt (Oder), der Handwerkskammer Cottbus, der Industrie- und Handelskammer Cottbus und der Vereinigung der Unternehmensverbände in Berlin und Brandenburg e. V.,
j) ein/e Vertreter/in der Arbeitgeber der Republik Polen,
k) ein/e Vertreter/in des Deutschen Gewerkschaftsbundes Bezirk Berlin-Brandenburg, Regionen Ostbrandenburg und Südbrandenburg-Lausitz,
l) ein/e Vertreter/in der Gewerkschaft NSZZ "Solidarność",
m) ein/e Vertreter/in der Umwelt- und Landespflegeverbände Berlin/ Brandenburg,
n) ein/e Vertreter/in des Landesbehindertenbeirats Brandenburg (LB),
o) ein/e Vertreter/in der Stiftung Bildungsinspirationen – Bereich Tourismus, Schutz des Kultur- und Naturerbes,
p) ein/e Vertreter/in der Vereinten Nichtregierungsorganisationen Lubuskie – Bereich Bildung, Hochschulbildung, Forschung.
3. Mitglieder mit Beobachterstatus sind:
a) ein/e Vertreter/in der Investitionsbank des Landes Brandenburg als zwischengeschaltete Stelle, deutscher Prüfer nach Art. 46 VO (EU) 2021/1059,
b) ein/e Vertreter/in des Wojewoden von Lubuskie als polnischer Prüfer nach Art. 46 VO (EU) 2021/1059,
c) ein/e Vertreter/in des Ministeriums der Finanzen und für Europa des Landes Brandenburg als Koordinierungsstelle EU-Förderung in Brandenburg,
d) ein/e Vertreter/in des Ministeriums der Finanzen und für Europa des Landes Brandenburg als Prüfbehörde,
e) ein/e Vertreter/in des Ministeriums der Finanzen der Republik Polen als polnisches Mitglied in der Prüfergruppe,
f) ein/e Vertreter/in des Ministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz der Bundesrepublik Deutschland.
4. Ein/e Vertreter/in der Europäischen Kommission nimmt in beratender Funktion an der Arbeit des Begleitausschusses teil. Im Bedarfsfall kann die Europäische Kommission weitere Vertreter entsenden.
5. Die unter Ziffer 2 genannten Institutionen können zur Sitzung des Begleitausschusses jeweils 2 Vertreter/in entsenden. Es ist nur ein Vertreter/in stimmberechtigt. Die unter Ziffer 3 genannten Institutionen können zur Sitzung des Begleitausschusses jeweils 1 Vertreter/in entsenden. Dies gilt nicht für die Vertreter/innen der Verwaltungsbehörde und der Nationalen Behörde, die bei Bedarf mehrere Vertreter/innen entsenden können, wobei nur eine/r von ihnen stimmberechtigt ist.
6. Bei Bedarf kann der/die Vorsitzende des Begleitausschusses auf Antrag eines Mitglieds Expert/innen in beratender Funktion zu den jeweiligen Sitzungen beiziehen bzw. Teilnehmer/innen bei einzelnen Sitzungen vorschlagen, sofern dies gerechtfertigt erscheint.
7. Alle Mitglieder und Teilnehmenden am Begleitausschuss sowie deren Vertreter/innen sind der Verwaltungsbehörde namentlich zu benennen. Veränderungen werden dem Gemeinsamen Sekretariat unverzüglich auf elektronischem Wege mitgeteilt. Für jedes Mitglied ist ein/e Stellvertreter/in zu bestimmen.
8. Die delegierenden Institutionen sorgen für eine möglichst ausgewogene Beteiligung von Frauen und Männern.
9. Der Vorsitz im Begleitausschuss alterniert zwischen der deutschen und der polnischen Seite. Es wird folgende Rotation vereinbart:
- 2022/2023 Verwaltungsbehörde
- 2024 Nationale Behörde
- 2025 Verwaltungsbehörde
- 2026 Nationale Behörde
- 2027 Verwaltungsbehörde
- 2028 Nationale Behörde
- 2029 Verwaltungsbehörde
- 2030 Nationale Behörde
- 2031 Verwaltungsbehörde
10. Der/die Vertreter/in der Seite, die in einem Jahr keinen Vorsitz im Begleitausschuss innehat, ist in den Sitzungen Ko-Vorsitzende/r des Begleitausschusses.
§ 3 Sekretariat des Begleitausschusses
Das Sekretariat des Begleitausschusses wird vom Gemeinsamen Sekretariat wahrgenommen. Das Sekretariat ist insbesondere für die Organisation der Sitzungen des Begleitausschusses, die Ausarbeitung der Sitzungsunterlagen und der Protokolle zu den Sitzungen verantwortlich.
§ 4 Arbeitsweise
1. Der Begleitausschuss trifft mindestens einmal im Jahr auf Einladung des/der Vorsitzenden zusammen. Die Sitzungstermine werden zwischen der Verwaltungsbehörde und der Nationalen Behörde abgestimmt. Sitzungen per Videokonferenz sind möglich.
2. Einladungen, Tagesordnung sowie Sitzungsunterlagen werden den Mitgliedern des Begleitausschusses 14 Kalendertage (ausgenommen sind deutsche und polnische Feiertage) vor dem Sitzungstermin übermittelt bzw. zur Verfügung gestellt. Wünsche für Ergänzungen zur Tagesordnung sind dem Gemeinsamen Sekretariat bis zu 7 Kalendertage vor dem Sitzungstermin bekannt zu geben. Vorschläge für die Teilnahme von anderen Personen als stimmberechtigten Mitgliedern oder Mitgliedern mit Beobachterstatus (bzw. ihren Stellvertretern/Stellvertreterinnen) müssen dem Gemeinsamen Sekretariat mindestens 7 Kalendertage vor dem Sitzungstermin zugeleitet werden. Entscheidungen zu Vorschlägen bezüglich der Tagesordnung bzw. der Teilnahme von anderen Personen an der Sitzung werden vom/von der Vorsitzenden des Begleitausschusses getroffen.
3. Der/die Vorsitzende kann insbesondere auf Initiative der Verwaltungsbehörde oder der Nationalen Behörde zusätzliche Sitzungen des Begleitausschusses einberufen. Die Einladung zu einer solchen Sitzung muss ebenfalls mindestens 14 Kalendertage vor dem Termin bei gleichzeitiger Übersendung der erforderlichen Unterlagen erfolgen.
4. Einladungen, Tagesordnungen, Sitzungsunterlagen und andere notwendige Dokumente werden den Mitgliedern in deutscher und polnischer Sprache zur Verfügung gestellt. Die Bereitstellung von Unterlagen durch das Gemeinsame Sekretariat (bis auf die Einladungen) erfolgt durch Einstellung in einen passwortgeschützten Bereich der Internetseite des Programms. Dieser ist nur für die Mitglieder des Begleitausschusses sowie deren Stellvertretern/innen zugänglich. Sofern zusätzliche Nutzer zugelassen werden, wird der Begleitausschuss darüber informiert. Alle Nutzer geben bei der Übergabe der Zugangsdaten eine Erklärung über Vertraulichkeit für Teilnehmende an Sitzungen des Begleitausschusses sowie Personen mit Zugangsberechtigung zu Sitzungsunterlagen ab.
5. Die Sitzungen des Begleitausschusses sind nicht öffentlich. Die Mitglieder sowie andere Teilnehmer des Begleitausschusses nutzen die während der Arbeit des Begleitausschusses erlangten Informationen ausschließlich zu dienstlichen Zwecken.
6. Die Sitzungen des Begleitausschusses werden gleichzeitig in deutscher und polnischer Sprache geführt. Sie werden auch akustisch aufgezeichnet. Mit der Eintragung in die Teilnehmerliste erklärt sich jedes Begleitausschussmitglied jede/r und Teilnehmer/in mit der Aufzeichnung einverstanden. Die Aufzeichnung wird nur für Protokollzwecke genutzt.
7. Der/die Vorsitzende eröffnet und schließt die Sitzungen, leitet die Diskussion, erteilt das Wort, stellt Beschlüsse zur Abstimmung, fasst Ergebnisse zusammen und verkündet Entscheidungen.
8. Über alle Sitzungen wird vom Gemeinsamen Sekretariat ein Protokoll in deutscher und polnischer Sprache angefertigt. Das Protokoll beinhaltet nur die in der Sitzung getroffenen Entscheidungen und wird nach der Sitzung den Mitgliedern des Begleitausschusses im passwortgeschützten Bereich der Internetseite des Programms zur Verfügung gestellt.
9. Über die Arbeit des Begleitausschusses wird öffentlich informiert. Hierzu werden auf der Website des Programms veröffentlicht:
- die Geschäftsordnung des Begleitausschusses,
- die jeweils aktuelle Liste der Mitglieder des Begleitausschusses sowie deren Stellvertretungen,
- Informationen über Begleitausschusssitzungen,
- Beschlüsse des Begleitausschusses.
10. Zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Sitzungen, einschließlich der erforderlichen Übersetzungsleistungen, werden Mittel der Technischen Hilfe des Programms in Anspruch genommen.
11. Die im Zusammenhang mit der Teilnahme an den Sitzungen des Begleitausschusses anfallenden Reise- und Übernachtungskosten der in § 2 Ziff. 2 und 3 genannten Mitglieder werden von den jeweiligen entsendenden Institutionen getragen. Den in § 2 Ziff. 2 i - p genannten Mitgliedern (Wirtschafts- und Sozialpartner, Akteure der Zivilgesellschaft) können diese Kosten auf Antrag – zu stellen im Gemeinsamen Sekretariat – erstattet werden. Dies gilt auch für die Teilnahme an sonstigen Veranstaltungen die sich gezielt an die Mitglieder des Begleitausschusses richten (z.B. Schulungen). Die beantragten Kosten entsprechen den jeweiligen nationalen Reisekostenvorschriften.
§ 5 Interessenkonflikt
1. Die Mitglieder des Begleitausschusses sind dazu verpflichtet, bei einem Interessenkonflikt zu einzelnen Projekten dies vor Sitzungsbeginn dem/der Vorsitzenden bekannt zu geben. Sie dürfen ihr Stimmrecht dann nicht ausüben und haben für die Beratung und Abstimmung des jeweiligen Projektes den Sitzungsraum (im Falle von Videokonferenzen – den virtuellen Sitzungsraum) zu verlassen.
2. In Zweifelsfällen entscheidet der/die Vorsitzende des Begleitausschusses auf Vorschlag des Gemeinsamen Sekretariats über den Ausschluss eines Mitglieds.
3. Bei Umlaufverfahren sind die Mitglieder verpflichtet, ihren Interessenkonflikt dem/der Vorsitzenden und dem Gemeinsamen Sekretariat schriftlich anzuzeigen.
4. Interessenkonflikte und die daraus resultierenden Konsequenzen (Verlassen des Sitzungsraumes, Nichtausübung des Stimmrechts) werden protokolliert.
5. Jedes Mitglied unterzeichnet eine Erklärung über Vermeidung von Interessenkonflikten für Begleitausschussmitglieder, die der Geschäftsordnung als Anlage beigefügt ist. Das Gemeinsame Sekretariat bewahrt diese Erklärungen auf.
§ 6 Beschlussfassung und Projektauswahl
1. Der Begleitausschuss entscheidet durch Beschluss.
2. Bei Beschlüssen über die Förderung von Projekten stützt sich der Begleitausschuss auf die vom Gemeinsamen Sekretariat entsprechend der Bewertungsmethodik durchgeführte Bewertung der Projektanträge. Das Gemeinsamen Sekretariat stellt vorab die Entscheidungsvorlagen, Projektanträge und ggf. weitere erforderliche Unterlagen zu den Projektanträgen zur Verfügung, die für eine Förderung empfohlen werden. Zudem übermittelt es eine Übersichtsliste, in welcher die Projektanträge nach dem Ergebnis der Bewertung angeordnet sind (Rankingliste). Dem Begleitausschuss können weitere Unterlagen auf Anfrage eines Mitglieds zur Verfügung gestellt werden.
3. Infolge einer Beschlussfassung kann ein Projekt zur Förderung ausgewählt (mit oder ohne Auflagen) oder mit Begründung abgelehnt werden. Die Beschlussfassung zu Projektanträgen erfolgt in der von der Rankingliste vorgegebenen Reihenfolge.
4. Der Begleitausschuss ist beschlussfähig, wenn alle in § 2 Ziffer 2 genannten stimmberechtigten Mitglieder ordnungsgemäß geladen und von diesen mindestens die Hälfte in der Sitzung anwesend bzw. durch benannte Stellvertretungen vertreten sind. Ist auch die ständige Stellvertretung verhindert, kann das Mitglied durch Vorlage einer entsprechenden Vollmacht eine ad hoc Vertretung aus der entsendenden Institution für diese Sitzung benennen. Dies ist dem GS vor der Sitzung schriftlich mitzuteilen.
5. Der Prozess der Entscheidungsfindung folgt dem Prinzip der qualifizierten Mehrheit. Für einen Beschluss werden mindestens 2/3 der Stimmen der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder benötigt. Mitglieder, die wegen eines Interessenkonflikts ausgeschlossen sind, gelten für die Beschlussfassung zu dem betroffenen Projekt als nicht anwesend. Dies hat jedoch keine Auswirkungen auf die Beschlussfähigkeit des BA.
6. Bei dringlichen Fragen, die eine Sitzung des Begleitausschusses nicht zwangsläufig rechtfertigen, kann der/die Vorsitzende des Begleitausschusses das Gemeinsame Sekretariat beauftragen, ein schriftliches Verfahren der Beschlussfassung einzuleiten (Umlaufverfahren). Die Einleitung des Verfahrens erfolgt regelmäßig mit elektronischer Post an alle Mitglieder des Begleitausschusses. Die erforderlichen Unterlagen werden im passwortgeschützten Bereich auf der Internetseite des Programms bereitgestellt. Die Bestimmungen der Ziffer 5 sowie des § 4 Ziff. 11 gelten entsprechend. Die Frist zur Zustimmung im Umlaufverfahren beträgt mindestens 7 Kalendertage.
§ 7 Beschwerden
1. Der Begleitausschuss setzt einen Beschwerdeausschuss ein, der sich aus 2 Mitgliedern des BA zusammensetzt, bei denen kein Interessenkonflikt zu dem Gegenstand der Beschwerde bzw. dem Beschwerdeführer besteht:
a) ein/e Vertreter/in der Investitionsbank des Landes Brandenburg
b) ein/e Vertreter/in des Wojewoden von Lubuskie
2. Der Beschwerdeausschuss prüft Beschwerden über die Ablehnung eines Projektantrags durch den Begleitausschuss oder über die vom Begleitausschuss auferlegten Auflagen für einen genehmigten Projektantrag.
3. Das Gemeinsame Sekretariat erfüllt die Rolle des Sekretariats des Beschwerdeausschusses.
4. Das Beschwerdeverfahren ist im Handbuch des Programms geregelt.
5. Die Arbeitsweise der Beschwerdekommission ist vom Begleitausschuss zu genehmigen.
§ 8 Änderungen, Inkrafttreten und Geltungsdauer
1. Der Begleitausschuss kann Änderungen dieser Geschäftsordnung beschließen. Für Abstimmungen über Anträge zur Änderung der Geschäftsordnung gelten die Bestimmungen des § 5 Ziffer 5 entsprechend.
2. Die vorliegende Geschäftsordnung ist in der Sitzung des Begleitausschusses am 07.12.2022 in Kraft getreten.
3. Die Tätigkeit des Begleitausschusses beginnt am 07.12.2022 und endet mit der Beratung und der Billigung des Abschlussberichts über das Programm. Mit diesem Datum endet auch die Geltungsdauer dieser Geschäftsordnung.
Frankfurt (Oder), 07.12.2022