Regulamin Komitetu Monitorującego dla Programu Współpracy INTERREG VI A Brandenburgia - Polska 2021-2027
Preambuła
Na podstawie:
- Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy i zasady budżetowe dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji, Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury oraz Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej (dalej zwane Rozp. (UE) 2021/1060),
- Rozporządzenia delegowanego Komisji UE nr 240/2014 z dnia 7 stycznia 2014 r. odnośnie do Europejskiego kodeksu postępowania w zakresie partnerstwa w ramach europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych,
- Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1059 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego przepisy szczegółowe dotyczące celu "Europejska współpraca terytorialna" (Interreg) wspieranego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz instrumentów finansowych działań zewnętrznych, w szczególności art. 22, 28, 29, 30, 37 (dalej zwane Rozp. (UE) 2021/1059),
- Decyzji Komisji nr C(2022)8882 z dnia 29.11.2022 r. zatwierdzającej Program Współpracy INTERREG VI A Brandenburgia - Polska 2021-2027 (dalej program),
w celu skutecznej, prawidłowej i partnerskiej realizacji programu zostaje powołany wspólny Komitet Monitorujący. Komitet Monitorujący przyjmuje następujący regulamin:
§ 1 Zadania
1. Komitet Monitorujący wybiera projekty do finansowania zgodnie ze strategią i celami programu, na podstawie art. 22 ust. 1 Rozp. (UE) nr 2021/1059.
2. Komitet Monitorujący zatwierdza istotne zmiany w projektach zgodnie z Podręcznikiem Beneficjenta.
3. Komitet Monitorujący ustanawia, zgodnie z art. 37 ust. 2 Rozp. (UE) 2021/1059, dodatkowe zasady kwalifikowalności wydatków dla Programu Współpracy jako całości. Nie narusza to zasad kwalifikowalności określonych w art. 63-68 Rozp. (UE) nr 2021/1060, art. 5 i 7 Rozp. (UE) nr 2021/1058 lub w rozdziale V Rozp. (UE) nr 2021/1059.
4. Zgodnie z art. 30 Rozp. (UE) 2021/1059, Komitet Monitorujący bada:
a) postępy poczynione w realizacji programu oraz w osiąganiu celów etapowych i celów końcowych programu,
b) aspekty wpływające na wyniki programu oraz wszelkie działania korygujące w tym zakresie,
c) w odniesieniu do instrumentów finansowych - elementy oceny ex ante wymienione w art. 58 ust. 3 Rozp. (UE) 2021/1060 oraz dokumencie strategicznym z art. 59 ust. 1 tego rozporządzenia,
d) postępy w przeprowadzaniu ewaluacji, streszczenia ewaluacji i wszelkie działania podjęte w następstwie tych ustaleń,
e) realizację działań z zakresu komunikacji i promocji,
f) postępy w realizacji projektów Interreg o znaczeniu strategicznym,
g) w stosownych przypadkach postępy w budowaniu potencjału administracyjnego instytucji publicznych i beneficjentów.
5. Zgodnie z art. 30 ust. 2 Rozp. (UE) 2021/1059, Komitet Monitorujący zatwierdza:
a) metodykę i kryteria wyboru projektów, w tym wszelkie ich zmiany, po przekazaniu Komisji, na jej wniosek, zgodnie z art. 22 ust. 2 Rozp. (UE) 2021/1059 , bez uszczerbku dla art. 33 ust. 3 lit. b, c i d Rozp. (UE) 2021/1060,
b) plan ewaluacji i wszelkie zmiany do tego planu,
c) propozycje Instytucji Zarządzającej dotyczące zmiany programu, w tym przesunięcia zgodnie z art. 19 ust. 5 Rozp. (UE) 2021/1059,
d) końcowe sprawozdanie z realizacji programu zgodnie z art. 33 Rozp. (UE) 2021/1059.
6. Oprócz zadań określonych w ust. 1-5, Komitet Monitorujący zatwierdza strategię komunikacji programu. Ponadto funkcjonuje on jako wspólna platforma wymiany informacji we wszystkich sprawach dotyczących realizacji, ewaluacji, kontroli i zmian w programie oraz koordynacji działań w zakresie informacji i promocji.
§ 2 Skład, przewodnictwo
1. Komitet Monitorujący składa się z członków z prawem głosu oraz członków o statusie obserwatora.
2. Członkami Komitetu Monitorującego z prawem głosu są:
a) jeden przedstawiciel Ministerstwa Finansów i Spraw Europejskich Kraju Związkowego Brandenburgia jako Instytucja Zarządzająca programem,
b) jeden przedstawiciel Ministerstwa Finansów i Spraw Europejskich Kraju Związkowego Brandenburgia reprezentujący referat ds. stosunków zewnętrznych (odpowiedzialny m.in. za stosunki Brandenburgii z Polską),
c) jeden przedstawiciel Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej jako Instytucja Krajowa,
d) jeden przedstawiciel Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego,
e) jeden przedstawiciel niemieckiej części Euroregionu Pro Europa Viadrina,
f) jeden przedstawiciel polskiej części Euroregionu Pro Europa Viadrina,
g) jeden przedstawiciel niemieckiej części Euroregionu Sprewa-Nysa-Bóbr,
h) jeden przedstawiciel polskiej części Euroregionu Sprewa-Nysa-Bóbr,
i) w systemie rotacji: jeden przedstawiciel Izby Przemysłowo-Handlowej (IHK) Frankfurt (Oder), Izby Rzemieślniczej (HWK) Frankfurt (Oder), Izby Przemysłowo-Handlowej Cottbus, Izby Rzemieślniczej Cottbus i Federacji Stowarzyszeń Gospodarczych Berlina i Brandenburgii e.V.,
j) jeden przedstawiciel Pracodawców Rzeczypospolitej Polskiej,
k) jeden przedstawiciel Niemieckiej Federacji Związków Zawodowych, okręgu Berlin-Brandenburgia, regionów Wschodnia Brandenburgia oraz Południowa Brandenburgia - Łużyce,
l) jeden przedstawiciel Związku Zawodowego NSZZ "Solidarność",
m) jeden przedstawiciel niemieckich organizacji na rzecz ochrony środowiska i krajobrazu z Brandenburgii i Berlina,
n) jeden przedstawiciel Krajowej Rady Konsultacyjnej ds. Osób Niepełnosprawnych Brandenburgii (LB),
o) jeden przedstawiciel Fundacji Eduinspiracji - sektor turystyczny, ochrona dziedzictwa kulturowego i naturalnego,
p) jeden przedstawiciel Związku Lubuskich Organizacji Pozarządowych - sektor edukacji, szkolnictwa wyższego, badań naukowych.
3. Członkami ze statusem obserwatora są:
a) jeden przedstawiciel Banku Inwestycyjnego Kraju Związkowego Brandenburgia jako instytucji pośredniczącej, niemiecki kontroler z art. 46 Rozp. (UE) 2021/1059,
b) jeden przedstawiciel Wojewody Lubuskiego jako polski kontroler z art. 46 Rozp. (UE) 2021/1059,
c) jeden przedstawiciel Ministerstwa Finansów i Spraw Europejskich Kraju Związkowego Brandenburgia jako organu koordynującego fundusze unijne w Brandenburgii,
d) jeden przedstawiciel Ministerstwa Finansów i Spraw Europejskich Kraju Związkowego Brandenburgia jako Instytucja Audytowa,
e) jeden przedstawiciel Ministerstwa Finansów Rzeczypospolitej Polskiej jako polski członek grupy audytowej,
f) jeden przedstawiciel Ministerstwa Gospodarki i Ochrony Klimatu Republiki Federalnej Niemiec.
4. W pracach Komitetu Monitorującego uczestniczy z głosem doradczym przedstawiciel Komisji Europejskiej. W razie potrzeby Komisja Europejska może wysłać kolejnych przedstawicieli.
5. Instytucje wymienione w ust. 2 mogą wysłać po 2 przedstawicieli na posiedzenie Komitetu Monitorującego. Tylko jeden przedstawiciel ma prawo głosu. Instytucje wymienione w ust. 3 mogą wysłać po 1 przedstawicielu na posiedzenie Komitetu Monitorującego. Nie dotyczy to przedstawicieli Instytucji Zarządzającej i Instytucji Krajowej, którzy w razie potrzeby mogą wysłać kilku przedstawicieli, przy czym tylko jeden z nich jest uprawniony do głosowania.
6. W razie potrzeby Przewodniczący Komitetu Monitorującego może, na wniosek członka, zaprosić ekspertów na odpowiednie posiedzenia w charakterze doradczym lub zaproponować uczestników poszczególnych posiedzeń, jeżeli wydaje się to zasadne.
7. Wszyscy członkowie i uczestnicy Komitetu Monitorującego oraz ich przedstawiciele zostaną wskazani Instytucji Zarządzającej. Wspólny Sekretariat jest niezwłocznie informowany drogą elektroniczną o wszelkich zmianach. Dla każdego członka wyznacza się zastępcę.
8. Instytucje delegujące zapewniają jak najbardziej zrównoważony udział kobiet i mężczyzn.
9. Przewodnictwo w Komitecie Monitorującym sprawuje na przemian strona niemiecka i polska. Ustala się następującą rotację:
- 2022/2023 Instytucja Zarządzająca
- 2024 Instytucja Krajowa
- 2025 Instytucja Zarządzająca
- 2026 Instytucja Krajowa
- 2027 Instytucja Zarządzająca
- 2028 Instytucja Krajowa
- 2029 Instytucja Zarządzająca
- 2030 Instytucja Krajowa
- 2031 Instytucja Zarządzająca
10. Przedstawiciel strony, która w danym roku nie przewodniczy Komitetowi Monitorującemu, współprzewodniczy posiedzeniom Komitetu Monitorującego.
§ 3 Sekretariat Komitetu Monitorującego
Sekretariat Komitetu Monitorującego jest prowadzony przez Wspólny Sekretariat. Sekretariat jest odpowiedzialny w szczególności za organizację posiedzeń Komitetu Monitorującego, przygotowywanie dokumentów na posiedzenia oraz protokołów z posiedzeń.
§ 4 Tryb pracy
1. Posiedzenia Komitetu Monitorującego odbywają się co najmniej raz w roku na zaproszenie Przewodniczącego. Terminy spotkań są uzgadniane pomiędzy Instytucją Zarządzającą a Instytucją Krajową. Możliwe są posiedzenia w formule wideokonferencji.
2. Zaproszenia, porządek obrad oraz dokumenty związane z posiedzeniem są przesyłane lub udostępniane członkom Komitetu Monitorującego na 14 dni kalendarzowych (z wyłączeniem niemieckich i polskich dni ustawowo wolnych od pracy) przed terminem posiedzenia. Wnioski o uzupełnienie porządku obrad są przekazywane do Wspólnego Sekretariatu do 7 dni kalendarzowych przed datą posiedzenia. Propozycje udziału osób innych niż członkowie z prawem głosu lub niż członkowie ze statusem obserwatora (lub ich zastępców) są składane we Wspólnym Sekretariacie co najmniej 7 dni kalendarzowych przed datą posiedzenia. Decyzje w sprawie propozycji dotyczących porządku obrad lub udziału innych osób w posiedzeniu podejmuje Przewodniczący Komitetu Monitorującego.
3. Przewodniczący może zwoływać dodatkowe spotkania Komitetu Monitorującego, w szczególności z inicjatywy Instytucji Zarządzającej lub Instytucji Krajowej. Zaproszenie na takie spotkanie, wraz z niezbędnymi dokumentami, musi zostać wysłane również co najmniej 14 dni kalendarzowych przed datą spotkania.
4. Zaproszenia, agendy, dokumenty na posiedzenia, z posiedzeń i inne niezbędne dokumenty są udostępniane członkom w języku niemieckim i polskim. Udostępnianie dokumentów przez Wspólny Sekretariat (z wyjątkiem zaproszeń) odbywa się poprzez zamieszczenie ich w chronionym hasłem obszarze na stronie internetowej programu. Dostęp do niego mają tylko członkowie Komitetu Monitorującego i ich zastępcy. Komitet Monitorujący zostanie poinformowany, jeśli zostaną dopuszczeni dodatkowi użytkownicy. Wszyscy użytkownicy muszą, w momencie otrzymania danych dostępu, podpisać deklarację poufności dla uczestników posiedzeń Komitetu Monitorującego oraz osób mających dostęp do dokumentów z posiedzeń.
5. Posiedzenia Komitetu Monitorującego są niejawne. Członkowie, jak również inni uczestnicy Komitetu Monitorującego wykorzystują informacje uzyskane w trakcie prac Komitetu Monitorującego wyłącznie do celów służbowych.
6. Spotkania Komitetu Monitorującego prowadzone są jednocześnie w języku niemieckim i polskim. Są one również nagrywane. Wpisując swoje nazwisko na listę uczestników, każdy członek Komitetu Monitorującego i uczestnik wyraża zgodę na nagranie. Nagranie będzie wykorzystane tylko do celów protokolarnych.
7. Przewodniczący otwiera i zamyka posiedzenia, prowadzi dyskusję, udziela głosu, poddaje uchwały pod głosowanie, podsumowuje wyniki i ogłasza decyzje.
8. Protokół ze wszystkich posiedzeń sporządza Wspólny Sekretariat w języku niemieckim i polskim. Protokół zawiera wyłącznie decyzje podjęte na posiedzeniu. Po posiedzeniu jest udostępniany członkom Komitetu Monitorującego w zabezpieczonym hasłem obszarze strony internetowej programu.
9. Zapewniona jest publiczna informacja o pracach Komitetu Monitorującego. W tym celu na stronie internetowej programu opublikowane zostaną:
- regulamin Komitetu Monitorującego,
- aktualna lista członków Komitetu Monitorującego i ich zastępców,
- informacja o posiedzeniach Komitetu Monitorującego,
- decyzje Komitetu Monitorującego.
10. Na przygotowanie, przeprowadzenie posiedzeń oraz realizację postanowień Komitetu Monitorującego, w tym na niezbędne usługi tłumaczeniowe, wykorzystane zostaną środki z Pomocy Technicznej programu.
11. Koszty podróży i zakwaterowania członków wymienionych w § 2 ust. 2 i 3 poniesione w związku z udziałem w posiedzeniach Komitetu Monitorującego ponoszą odpowiednie instytucje wysyłające. Członkowie wymienieni w § 2 ust. 2 i-p (partnerzy gospodarczy i społeczni, podmioty społeczeństwa obywatelskiego) mogą otrzymać zwrot tych kosztów na wniosek składany do Wspólnego Sekretariatu. Dotyczy to również udziału w innych wydarzeniach, które są specjalnie skierowane do członków Komitetu Monitorującego (np. szkolenia). Koszty objęte wnioskiem są zgodne z odpowiednimi krajowymi przepisami dotyczącymi kosztów podróży.
§ 5 Konflikt interesów
1. Członkowie Komitetu Monitorującego zobowiązani są do poinformowania Przewodniczącego przed rozpoczęciem posiedzenia o wystąpieniu u nich konfliktu interesów w odniesieniu do poszczególnych projektów. Nie mogą oni wówczas korzystać z prawa głosu i muszą opuścić salę obrad (w przypadku wideokonferencji – wirtualną salę obrad) na czas dyskusji i głosowania nad danym projektem.
2. W przypadkach wątpliwych o wykluczeniu członka decyduje Przewodniczący Komitetu Monitorującego, na wniosek WS.
3. W przypadku procedur obiegowych członkowie są zobowiązani do pisemnego zgłoszenia Przewodniczącemu i Wspólnemu Sekretariatowi konfliktu interesów.
4. Zgłoszone konflikty interesów i wynikające z nich konsekwencje (opuszczenie sali obrad, nieskorzystanie z prawa głosu) są odnotowywane w protokole.
5. Każdy z członków podpisuje oświadczenie o unikaniu konfliktu interesów dla członków Komitetu Monitorującego stanowiące załącznik do regulaminu. Wspólny Sekretariat przechowuje te oświadczenia.
§ 6 Podejmowanie decyzji i wybór projektu
1. Komitet Monitorujący podejmuje decyzje w drodze uchwały.
2. Podejmując decyzję o dofinansowaniu projektów, Komitet Monitorujący opiera swoje decyzje na ocenie przeprowadzonej przez WS zgodnie z metodyką oceny. Wspólny Sekretariat udostępnia z wyprzedzeniem podstawy decyzji, wnioski o dofinansowanie oraz w razie potrzeby inne dokumenty dotyczące wniosków o dofinansowanie projektów, które zostały rekomendowane do dofinansowania. Sekretariat dodatkowo przesyła listę, na której wnioski o dofinansowanie projektu są uporządkowane według wyniku oceny (lista rankingowa). Dalsze dokumenty mogą być, na wniosek członka, udostępnione Komitetowi Monitorującemu.
3. W wyniku decyzji, projekt może zostać wybrany do finansowania (z warunkami lub bez) lub odrzucony z uzasadnieniem. Decyzje dotyczące wniosków o dofinansowanie projektów podejmowane są w kolejności określonej przez listę rankingową.
4. Komitet Monitorujący jest zdolny do podejmowania uchwał, jeżeli wszyscy członkowie z prawem głosu wymienieni w § 2 ust. 2 zostali prawidłowo zaproszeni i co najmniej połowa z nich jest obecna na posiedzeniu lub reprezentowana przez wyznaczonych zastępców. Jeśli stały zastępca również nie może uczestniczyć w spotkaniu, członek może wyznaczyć, poprzez przedłożenie odpowiedniego upoważnienia, na to spotkanie zastępcę ad hoc z instytucji delegującej. WS jest o tym informowany drogą elektroniczną przed posiedzeniem.
5. Proces decyzyjny przebiega zgodnie z zasadą większości kwalifikowanej. Do podjęcia decyzji wymagane jest co najmniej 2/3 głosów obecnych członków z prawem głosu. Członków wyłączonych z powodu konfliktu interesów uznaje się za nieobecnych podczas podejmowania uchwały w sprawie danego projektu. Nie ma to jednak wpływu na zdolność Komitetu Monitorującego do podejmowania uchwał.
6. W przypadku kwestii, które niekoniecznie uzasadniają posiedzenie Komitetu Monitorującego, Przewodniczący Komitetu Monitorującego może polecić Wspólnemu Sekretariatowi wszczęcie pisemnej procedury podejmowania decyzji (procedura obiegowa). Procedura jest inicjowana co do zasady za pomocą poczty elektronicznej do wszystkich członków Komitetu Monitorującego. Wymagane dokumenty są udostępniane w obszarze chronionym hasłem na stronie internetowej programu. Przepisy ust. 5 i ust. 4 pkt 11 stosuje się odpowiednio. Termin zatwierdzenia uchwały w trybie obiegowym wynosi minimum 7 dni kalendarzowych.
§ 7 Skargi
1. Komitet Monitorujący powołuje Komisję ds. Skarg, w skład której wchodzi 2 członków Komitetu Monitorującego, którzy nie mają konfliktu interesów z przedmiotem skargi lub skarżącym:
a) jeden przedstawiciel Banku Inwestycyjnego Kraju Związkowego Brandenburgia,
b) jeden przedstawiciel Wojewody Lubuskiego.
2. Komisja ds. Skarg rozpatruje skargi dotyczące odrzucenia wniosku o dofinansowanie przez Komitet Monitorujący lub dotyczące warunków nałożonych na zatwierdzony wniosek o dofinansowanie przez Komitet Monitorujący.
3. Wspólny Sekretariat pełni rolę sekretariatu Komisji ds. Skarg.
4. Procedura składania skarg jest uregulowana w Podręczniku Beneficjenta.
5. Tryb pracy Komisji ds. Skarg zatwierdza Komitet Monitorujący.
§ 8 Zmiany, wejście w życie i okres ważności
1. Komitet Monitorujący może przyjąć zmiany do niniejszego regulaminu. Do głosowania nad wnioskami o zmianę regulaminu stosuje się odpowiednio postanowienia § 6 ust. 5.
2. Niniejszy regulamin wszedł w życie na posiedzeniu Komitetu Monitorującego w dniu 07.12.2022.
3. Działalność Komitetu Monitorującego rozpoczyna się w dniu 07.12.2022 i kończy się wraz z omówieniem i zatwierdzeniem sprawozdania końcowego z realizacji programu. Data ta oznacza również koniec okresu obowiązywania niniejszego regulaminu.
Frankfurt (Oder), 07.12.2022 r.