Macie Państwo pomysł na polsko - niemiecki projekt lub współpracujecie już z partnerem z Polski/ Niemiec? Chcecie wspólnie rozwiązać transgraniczny problem, jesteście gotowi, by wspólnie się uczyć lub wprowadzać nowe oferty? A może macie inny dobry pomysł, co Polacy i Niemcy mogą zrobić wspólnie dla kultury, przyrody i klimatu, integracji mieszkańców? Nie wiecie jak zacząć? Nie ma problemu, właśnie po to jesteśmy!
Poniżej przedstawiamy krok po kroku co należy zrobić, aby skutecznie przygotować, złożyć, zrealizować i rozliczyć wniosek o dofinansowanie polsko - niemieckiego projektu.
Zanim przejdziecie Państwo do poszczególnych kroków, chcielibyśmy przedstawić podstawowe zasady niezbędne do uzyskania dofinansowania:
-
W projekt zaangażowany jest co najmniej jeden niemiecki ORAZ jeden polski partner. Dopuszczalni są inni partnerzy, także spoza obszaru wsparcia.
-
Partnerzy wyznaczają stronę odpowiedzialną za zarządzanie projektem (beneficjenta wiodącego).
-
Projekt jest przypisany do co najmniej jednego z celów szczegółowych w ramach priorytetu.
-
Projekt powinien wpisywać się w ogólną strategię programu współpracy i musi wyraźnie wykazać swój wkład w osiągnięcie wybranego celu szczegółowego.
-
Projekt ma wyraźną transgraniczną wartość dodaną - odpowiada na konkretny problem transgraniczny, który może być rozwiązany tylko wspólnie, ma bezpośredni wpływ na mieszkańców obszaru przygranicznego i rozwija nowe działania, tzn. nie powtarza jedynie działań z poprzednich projektów.
-
Planowanie i realizacja projektu są prowadzone wspólnie przez partnerów. Ponadto istnieje wspólne finansowanie projektów i/lub wspólny personel.
-
Co najmniej 20 % całkowitych kosztów projektu ponoszą partnerzy. Po weryfikacji raportów partnerskich oraz raportu beneficjenta wiodącego z realizacji projektu, następuje refundacja środków w wysokości do 80% całkowitych wydatków kwalifikowalnych.
-
Do tego momentu wszystkie wydatki muszą być prefinansowane przez partnerów projektu.
Na początek potrzebują Państwo partnera z drugiej strony granicy. A co jeżeli pochodzi on spoza obszaru wsparcia? Nie ma problemu, jest to możliwe, najważniejsze, by Państwa wspólne działania przyniosły korzyść obszarowi wsparcia.
W poszukiwaniu partnerów projektu pomogą Państwu m.in. euroregiony SNB i PEV, albo także Wspólny Sekretariat lub Regionalny Punkt Kontaktowy Programu Współpracy Interreg VI A Brandenburg – Polska.
Jeżeli już znaleźli Państwo partnera, albo mają go od lat, wystarczy już tylko omówić i przygotować wspólny pomysł na projekt.
Ważne: w idealnym przypadku partnerzy powinni być podobni w kwestii zasobów, możliwości finansowych, kompetencji i doświadczenia, a realizacja projektu powinna polegać na wzajemnym uzupełnianiu się i generowaniu efektu synergii.
Partnerstwo nawiązane, wiedzą Państwo czego ma dotyczyć wniosek projektu, teraz czas na zdefiniowanie i podział zadań oraz środków – póki co jeszcze wirtualnych, oraz na przygotowanie budżetu.
Na podstawie tych ustaleń składany jest wspólny wniosek projektowy.
Ważne, by Państwa wniosek dotyczył wspólnego dla partnerów z dwóch stron granicy problemu i by poprzez realizację Waszego przedsięwzięcia możliwe było jego wspólne rozwiązanie.
Wszystkie potrzebne dokumenty znajdą Państwo tutaj.
Jeżeli mają Państwo wątpliwości albo problemy z przygotowaniem dokumentów, zachęcamy do kontaktu z pracownikami Wspólnego Sekretariatu albo Regionalnego Punktu Kontaktowego.
Partnerstwo nawiązane, cele zdefiniowane, zadania podzielone, budżet zaplanowany, zatem najwyższa pora, by przyjrzeć się kryteriom kwalifikowalności.
Sukces Państwa wniosku zależy w dużej mierze od kompetencji fachowych (ewentualnie także naukowych) i administracyjnych potencjalnych partnerów przedsięwzięcia, którzy zapewnią jego realizację.
Kryteria oceny projektu są dostępne w Podręczniku Programu w rozdziale 2.2.
Przed złożeniem wniosku projektowego zobowiązani są Państwo do wzięcia udziału w finalnym obowiązkowym doradztwie. W związku z tym prosimy tych z Państwa, którzy chcą złożyć wniosek w obecnym naborze, o jak najszybsze zakładanie kont i tworzenie (roboczych) wniosków w systemie Jems. W szczególności zalecamy wypełnienie części wniosku odnoszących się budżetu i planu działań w Państwa projekcie i przesłanie ich nam przed obowiązkowym doradztwem. W ten sposób będziemy w stanie wspólnie z ILB wypowiedzieć się na temat budżetu i pomóc Państwu w przypadku pytań dotyczących wniosku.
Wszystko już zaplanowane, dokumenty przygotowane, kryteria kwalifikowalności nie są już tajemnicą i rozwiali Państwo ostatnie wątpliwości w ramach obowiązkowego doradztwa ze Wspólnym Sekretariatem? W takim razie jesteście Państwo gotowi do złożenia wniosku. Zastanawiacie się jak to zrobić?
Nasz program korzysta z elektronicznego systemu składania wniosków i raportowania – Jems. To właśnie za pomocą tego systemu odbywa się komunikacja dotycząca projektu i jego realizacji. Wszystkie dokumenty składane są za pośrednictwem Jems. Wszystkie niezbędne formularze i wskazówki znajdą Państwo z zakładce DO POBRANIA.
Jeżeli w ramach projektu konieczne są działania infrastrukturalne, prosimy o sprawdzenie związanych z tym specyficznych wymagań w Podręczniku Programu.
Dieser Schritt wird überwiegend durch das Gemeinsame Sekretariat (GS) durchgeführt. Ihre Unterlagen werden heruntergeladen und von unseren Mitarbeitenden geprüft – sowohl formal als auch fachlich-inhaltlich. Dabei ist es möglich, dass wir Sie kontaktieren werden, damit Sie uns Einiges erläutern oder präzisieren.
Wenn bestimmte Unterlagen den formellen Anforderungen nicht genügen, wird der Leadpartner darüber informiert und um entsprechende Korrekturen bzw. Ergänzungen gebeten. Die nachgebesserten Unterlagen reichen Sie dann erneut in der angezeigten Frist ein.
Falls in der Phase der sachlich-inhaltlichen Prüfung des Antrags weitere Erläuterungen nötig sind, wendet sich das GS mit der Bitte an Sie, diese zu erteilen.
Aufgrund der eingereichten Antragsunterlagen, Ihrer Erläuterungen und Stellungnahmen der Expertinnen und Experten erarbeitet das GS eine Entscheidungsvorlage für den Begleitausschuss (BA), also einen Vorschlag für die Befürwortung Ihres Projekts.
In dieser Phase werden Sie Geduld aufbringen müssen – die gesamte Prüfung dauert ca. 4-5 Monate und BA-Sitzungen werden zu bestimmten Terminen organisiert.
Über die Wahl des Projekts entscheidet der Begleitausschuss, dessen Mitglieder Einsicht in die Antragsunterlagen haben. Diese sind bei der Abstimmung nicht an die Entscheidungsvorlage des GS gebunden.
Jeżeli Państwa projekt został wybrany przez Komitet Monitorujący do dofinansowania: gratulacje! Może się zdarzyć, że zostaną dla niego sformułowane dodatkowe warunki. Co to oznacza w praktyce?
By umowa o dofinansowanie mogła zostać podpisana, niezbędne jest spełnienie dodatkowych wymagań. W takim przypadku zostaną Państwo poproszeni o skorygowanie lub uzupełnienie dokumentów, dostarczenie wyjaśnień, oświadczeń. Może się też zdarzyć, że konieczne będzie usunięcie lub dodanie jakichś działań. O warunkach Komitetu/ekspertów/Wspólnego Sekretariatu poinformujemy Państwa pisemnie i podamy termin na ich spełnienie.
Po zatwierdzeniu projektu przez Komitet Monitorujący i po spełnieniu ewentualnych warunków, czas, by w końcu podpisać umowę!
Po pozytywnym wyniku sprawdzania dokumentów, ILB zawiera z Partnerem Wiodącym umowę o dofinansowanie, która stanowi podstawę dla realizacji projektu. Wniosek projektowy i budżet są integralnymi częściami umowy i stanowią podstawę dla późniejszych kontroli w trakcie realizacji projektu.
Umowa o dofinansowanie szczegółowo określa zobowiązania partnerów projektu wynikające z jego specyfiki. Umowa tworzy ramy finansowe i czasowe przedsięwzięcia, jak również określa działania i wskaźniki, które partnerzy muszą osiągnąć.
Pozwólcie Państwo, że doradzimy!
W ramach przygotowania projektu dobrze jest złożyć we Wspólnym Sekretariacie wstępny zarys jego ideii, abyśmy mogli pomóc Państwu przypisać projekt do właściwego priorytetu i sprawdzić kwalifikowalność planowanych działań. To wstępne doradztwo rozwieje wątpliwości i pomoże w skutecznym złożeniu wniosku!