Ten krok wykonywany jest głównie przez Wspólny Sekretariat (WS), który z systemu pobiera dokumenty Państwa wniosku i sprawdza je pod kątem formalnym i merytorycznym. Może się zdarzyć, że pracownicy WS będą się z Państwem kontaktowali i prosili o dodatkowe wyjaśnienia.
W przypadku gdy złożone przez Państwa dokumenty nie spełniają wymagań formalnych, Partner Wiodący otrzymuje odpowiednia informację i prośbę o korektę. We wskazanym terminie składają Państwo poprawione dokumenty.
Jeżeli na etapie oceny merytorycznej konieczne okażą się dalsze wyjaśnienia, Wspólny Sekretariat zwróci się do Państwa z prośbą o ich udzielenie.
Na podstawie złożonych dokumentów, dodatkowych wyjaśnień oraz opinii ekspertów Wspólny Sekretariat przygotuje dla członków Komitetu Monitorującego podstawę decyzji – dokument rekomendujący lub nierekomendujący zatwierdzenie Państwa projektu.
W tej fazie przyda się Państwu cierpliwość – cały proces trwa ok. 4-5 miesięcy, a posiedzenia Komitetu Monitorującego odbywają się tylko w określonych terminach.
O wyborze projektu decyduje Komitet Monitorujący, jego członkowie mają dostęp do dokumentów wniosku. Przygotowana przez WS podstawa decyzji nie jest wiążąca dla członków KM podczas głosowania.